Süreç analizi ve haritalama
Süreci adım adım çıkarıyor; hangi adımın kurala bağlanabileceğini, hangisinin insan kararı gerektirdiğini ve otomasyonun hangi noktada duracağını birlikte belirliyoruz.
Tekrar eden işleri uçtan uca otomatikleştiriyoruz.
Manuel yürütülen, kişiye bağlı kalan ve zaman kaybına yol açan süreçleri analiz ediyor; veri aktarımı, raporlama, belge işleme ve sistemler arası entegrasyonları daha az müdahaleyle çalışan akışlara dönüştürüyoruz.
Kapsam
Neleri otomatikleştiriyoruz?
Otomasyon, her işi makineye devretmek değildir. Tekrar eden ve kurala bağlanabilen adımları ayırır, kararı insana bırakırız. Akışları kurumsal otomasyon platformları üzerinde kurar; standart bileşenlerin yetmediği noktalarda projeye özel modüller geliştiririz.
Sistemler arası entegrasyon
Birbiriyle konuşmayan yazılımlar arasında veri alışverişini kuruyoruz. Yaygın kurumsal uygulamalar için hazır bağlayıcıları, geri kalanlar için API bağlantısı ya da arayüz otomasyonunu kullanıyoruz.
Belge ve form işleme
Gelen form, tablo, PDF ve e-posta eklerinden veriyi çıkarıyor, doğrulayıp ilgili sisteme aktarıyor ve çıktı belgelerini otomatik üretiyoruz.
Raporlama otomasyonu
Gün, hafta ve ay sonunda hazırlanan raporların derlenmesini, biçimlendirilmesini ve ilgili kişilere gönderilmesini zamanlanmış görevlere bağlıyoruz.
Onay akışları ve bildirimler
Onay isteme, hatırlatma ve durum bildirimlerini akışın içine yerleştiriyoruz. Onayı bekleyen adım kimde, ne kadar süredir bekliyor; hepsi görünür oluyor.
İzleme ve hata yönetimi
Her çalışma kayıt altına alınır; hata durumunda yeniden deneme, süreci durdurma ve kime bildirim gideceği kuralları önceden tanımlanır.
Kazanımlar
Otomasyon ekibinize ne kazandırır?
Amacımız insanların yerine geçmek değil, ekibin zamanını gerçekten karar gerektiren işlere ayırabilmesini sağlamaktır.
Otomasyonun sınırı
Bir çalışan bilgisayar başında ne yapıyorsa, büyük bölümü otomatikleştirilebilir.
Gün içinde çalışanların bilgisayar başında gerçekleştirdiği işlemlerin büyük bir bölümü otomasyon sistemlerine devredilebilir.
Bir çalışan ERP sistemine giriyor, muhasebe programında kayıt açıyor, Excel dosyasından veri alıyor, başka bir sisteme aktarıyor, faturaları kontrol ediyor, siparişleri işliyor, stok durumunu inceliyor, rapor hazırlıyor, e-posta gönderiyor veya müşterilere bilgi veriyorsa; bu adımların önemli bir kısmı otomatik hale getirilebilir.
Süreç her seferinde aynı olmak zorunda değil
Bir iş sürecinin otomasyona uygun olması için her seferinde aynı adımları birebir tekrar etmesi gerekmez. Süreç farklı durumlarda farklı yollar izliyorsa, karar noktaları ve olası senaryolar tanımlanarak algoritma buna göre oluşturulabilir.
Örneğin sistem; gelen verinin türüne, müşterinin durumuna, işlem tutarına, stok seviyesine, belgenin içeriğine veya önceden belirlenen kurallara göre farklı aksiyonlar alabilir. Gerekirse belirli durumlarda işlemi otomatik tamamlar, farklı bir durumda başka bir sisteme yönlendirir veya insan onayı talep eder.
Bu nedenle otomasyon, yalnızca aynı işlemi tekrarlayan bir bot değildir. Değişken iş süreçleri, karar mekanizmaları ve farklı senaryolar da dijital iş akışlarına dönüştürülebilir.
Sistemin API’si olmasa da otomasyon mümkün
Sistemlerin otomasyona dahil edilebilmesi için mutlaka bir API bağlantısına sahip olması gerekmez. API desteği bulunan sistemlerde veri alışverişi ve bazı işlemler daha doğrudan, hızlı ve ölçeklenebilir şekilde gerçekleştirilebilir. Ancak API bulunmayan ERP, muhasebe programı, masaüstü uygulaması, web paneli veya şirket içi yazılımlar da kullanıcı arayüzü üzerinden otomasyona dahil edilebilir.
Bir çalışanın fare ve klavye ile yaptığı işlemler; ekran üzerindeki alanların bulunması, butonlara tıklanması, menüler arasında gezinilmesi, verilerin okunması, kopyalanması, yazılması ve dosyaların işlenmesi gibi adımlar üzerinden otomasyon tarafından gerçekleştirilebilir.
Bu sayede eski veya kapalı sistemler de otomasyon sürecinin dışında kalmak zorunda değildir. Mevcut sistemin teknik altyapısına göre API entegrasyonu, arayüz otomasyonu veya iki yöntemin birlikte kullanıldığı hibrit bir yapı oluşturulabilir.
Bir otomasyon sistemi gün içerisinde neler yapabilir?
Otomasyon sistemleri; ERP yazılımları, muhasebe programları, CRM sistemleri, masaüstü uygulamaları, web panelleri, Excel dosyaları, PDF belgeleri, e-posta sistemleri ve şirket içi yazılımlar arasında uçtan uca iş akışları oluşturabilir.
- ERP sistemlerinde kayıt oluşturabilir ve güncelleyebilir.
- Muhasebe programlarına fatura, fiş veya cari hareket girişi yapabilir.
- E-fatura ve e-arşiv belgelerini kontrol edebilir.
- Excel dosyalarındaki verileri okuyabilir, düzenleyebilir ve başka sistemlere aktarabilir.
- CRM sistemlerine müşteri kayıtları ekleyebilir.
- Siparişleri kontrol ederek ilgili sisteme işleyebilir.
- Stok miktarlarını karşılaştırabilir ve kritik seviyelerde bildirim oluşturabilir.
- Banka hareketleri ile muhasebe kayıtlarını karşılaştırabilir.
- Cari hesapları ve ödeme durumlarını kontrol edebilir.
- Web sitelerinden veya şirket portallarından veri çekebilir.
- Farklı sistemler arasında veri aktarımı gerçekleştirebilir.
- API üzerinden sistemlerle doğrudan veri alışverişi yapabilir.
- API bulunmayan uygulamalarda kullanıcı arayüzü üzerinden işlem gerçekleştirebilir.
- PDF, Word, Excel veya görsel belgelerden veri çıkarabilir.
- Gelen e-postaları okuyarak içeriklerine göre işlem başlatabilir.
- Otomatik e-posta, WhatsApp veya sistem bildirimi gönderebilir.
- Dosyaları indirebilir, yeniden adlandırabilir, klasörleyebilir veya yükleyebilir.
- Günlük, haftalık veya aylık raporlar hazırlayabilir.
- Verileri karşılaştırarak eksik, hatalı veya olağan dışı kayıtları tespit edebilir.
- Belirli kriterlere göre farklı kararlar alabilir.
- İşlem sonucuna göre farklı uygulamalarda farklı adımlar çalıştırabilir.
- Gerekli durumlarda insan onayı veya kontrolü talep edebilir.
- Yapay zekâ kullanarak belge, metin ve verileri analiz edebilir.
- Belirlenen saatlerde veya belirli bir olay gerçekleştiğinde otomatik olarak çalışabilir.
Örneğin bir çalışan sabah bilgisayarını açtıktan sonra ERP sistemine giriyor, gelen siparişleri kontrol ediyor, faturaları muhasebe programına işliyor, Excel tablosunu güncelliyor, stok durumunu kontrol ediyor, müşterilere e-posta gönderiyor ve gün sonunda yöneticisine rapor hazırlıyorsa; bu sürecin büyük bölümü tek bir otomasyon akışı altında çalıştırılabilir.
Sistem yalnızca sabit bir sırayı takip etmek zorunda değildir. Sipariş mevcutsa bir işlem, stok yetersizse başka bir işlem, tutar belirli bir seviyenin üzerindeyse onay süreci, veri eksikse farklı bir kontrol mekanizması devreye alınabilir.
Aynı şekilde kullanılan yazılımın API desteği olup olmaması da tek başına belirleyici değildir. Uygun olan yerde API kullanılabilir; uygun olmayan yerde ise uygulamanın kendisi, bir çalışanın kullandığı şekilde otomasyon tarafından kontrol edilebilir.
Sistem gerekli uygulamalara giriş yapabilir, verileri kontrol edebilir, koşullara göre karar verebilir, işlemleri gerçekleştirebilir, sonuçları kayıt altına alabilir ve yalnızca insan değerlendirmesi gereken noktaları çalışana iletebilir.
Çalışma biçimimiz
Küçük başlayın, ölçün, genişletin.
Otomasyona en çok zaman kaybettiren tek bir süreçle başlarız. Akış çalışıp kazanım görüldükten sonra kapsamı genişletiriz. Bu yöntem hem riski düşürür hem de ekibin yeni düzene alışmasını kolaylaştırır.
- Mevcut sistemleri değiştirmeden ilerlerizOtomasyon, kullandığınız yazılımların arasına yerleşir; çoğu projede yeni bir sisteme geçmeniz gerekmez.
- Yönteme değil, sonuca odaklanırızUygun yerde hazır bağlayıcı ve API, uygun olmayan yerde arayüz otomasyonu ya da projeye özel geliştirilmiş modüller kullanırız.
- Hata senaryosu baştan tanımlıdırAkış hata verdiğinde ne olacağı, kimin bilgilendirileceği ve sürecin nereden devam edeceği kurulumun parçasıdır.
Teslim ettiklerimiz
Çalışan akış, kuralları ve izleme yapısı.
Her otomasyon; süreç haritası, tanımlı kurallar, hata durumunda ne olacağını anlatan senaryolar ve çalışma kayıtlarını görebileceğiniz bir izleme yapısıyla birlikte teslim edilir. Akışlar sizin kurumsal ortamınızda çalışır; yönetimi ve sahipliği sizde kalır.
- Süreç haritası
- Kural ve karar tablosu
- Çalışan otomasyon akışı
- Hata ve istisna senaryoları
- Çalışma kayıtları
- Bildirim kuralları
- Kullanım rehberi
- GözlemSürecin adım adım çıkarılması
Süreci her gün yürüten kişiyle birlikte izler; hangi ekranda ne yapıldığını, hangi verinin nereye gittiğini ve her adımın ne kadar sürdüğünü kaydederiz. Böylece süreç haritasıyla birlikte beklenen zaman kazancını da somut olarak ortaya koyarız.
- KurallarKarar ve istisnaların tanımı
Karar noktalarını, istisnaları ve insan onayı gereken adımları yazılı hale getirir; hangi sisteme hangi yöntemle bağlanılacağını içeren entegrasyon planını hazırlarız. Otomasyonun nerede duracağı da bu aşamada netleşir.
- KurulumAkışın geliştirilmesi ve testi
Akışı kurar, gerçek verilerle ve hata senaryolarıyla test ederiz. Devreye almadan önce sınırlı kapsamda mevcut süreçle paralel çalıştırarak sonuçları karşılaştırır, akışı canlıya güvenle geçirebileceğimizden emin oluruz.
- İzlemeCanlı takip ve iyileştirme
Çalışma kayıtlarını izler, aksayan adımları düzeltir ve akışın gerçekte ne kadar kazandırdığını raporlarız. Elde edilen sonuca göre kapsamı bir sonraki sürece genişletir, otomasyonu adım adım büyütürüz.
Kimler için
Bu hizmet hangi durumlarda doğru?
Aşağıdaki başlıklardan biri ekibinizin gündemindeyse, otomasyon en hızlı karşılığını burada verir.
- Gün içinde tekrar eden veri girişleriAynı bilginin birden fazla sisteme elle işlendiği, zaman alan rutin işler.
- Birbiriyle konuşmayan sistemlerAralarında veri taşımak için dosya alışverişi yapılan ya da elle aktarım yapılan yazılımlar.
- Elle hazırlanan düzenli raporlarHer hafta ya da her ay aynı biçimde derlenen, saatler alan raporlar.
- Onay bekleyen belge ve formlarKimin sırada olduğunun takip edilemediği, e-posta üzerinden yürüyen onay süreçleri.
Merak edilenler
Sık sorulan sorular
Otomasyon projelerinde en çok sorulan başlıkları burada topladık. Sorunuz listede yoksa bize yazın.
Mevcut yazılımlarımızı değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Otomasyon, kullandığınız sistemlerin arasına yerleşir ve onları birbirine bağlar. Yazılım değişikliği gerektiren bir durum çıkarsa nedenini ve alternatiflerini, karar size ait olacak şekilde önceden paylaşırız.
Kullandığımız sistemin API'si yok, yine de mümkün mü?
Mümkün. API bulunmayan sistemlerde akışı, uygulamanın kullanıcı arayüzü üzerinden ya da dışa aktarma dosyaları, e-posta ekleri ve zamanlanmış veri okuma gibi yöntemlerle kurarız. Hangi yöntemi kullanacağımızı, sistemin sunduğu bağlantı seçeneklerini inceleyip teklifte yazılı olarak belirtiriz.
Nereden başlamalıyız?
En çok zaman kaybettiren ve en sık tekrarlanan süreçten. Tek bir akışla başlamak, kazanımı hızlı görmenizi ve kapsamı buna göre genişletmenizi sağlar.
Otomasyon hata verirse ne olur?
Hata senaryoları akışın parçasıdır. Hangi durumda yeniden deneneceği, hangi durumda süreci durdurup kime bildirim gideceği önceden tanımlanır; her çalışma kayıt altına alınır.
Kurulum ne kadar sürer?
Süre; sürecin adım sayısına ve bağlanacak sistem sayısına göre belirlenir. Analiz tamamlandığında takvimi aşamalarıyla birlikte yazılı olarak veririz. Tek bir sürecin otomasyonu, kapsamlı bir ERP projesine göre belirgin şekilde kısa sürer.